Le jour où j'ai arrété l'inondation

Il est commun de se plaindre de la quantité de choses que nos vies modernes nous obligent à faire, à suivre, à penser. Plus notre société évolue grâce à Internet, aux technologies de l'information, plus cela devient complexe à gérer pour nous. Le résultat est qu'on se trouve submergé par des listes, des choses à revoir, des livres à lire, des gens à rencontrer...

Face à cela, on a deux problèmes. Le premier est que nos piles de choses à faire/lire/traiter ne baissent pas, et qu'elles auraient même tendance à monter. Le second est que les montagnes ont souvent découragé les hommes, et que même quand elles sont de papiers, elles poussent à procrastiner parce qu'on aimerait tout régler d'un coup, et que c'est bien sûr impossible.
Il existe pourtant des solutions bien connues à ces problèmes, le tout est de prendre conscience que derrière leur simplicité elles sont radicalement efficaces, et de les appliquer.

Les piles ne baissent pas parce qu'on ne les traite pas vraiment. On regarde quelques papiers, on lit quelques blogs, mais bien souvent on reporte à plus tard, on sait qu'on n'a pas le temps tout de suite. Cela nous mène à voir et revoir les mêmes choses, sans pour autant les traiter. La solution donnée dans la pratique "boite aux lettres vide" (qui consiste à garder sa boite d'entrée vide) est de traiter séquentiellement chaque courriel, et de ne pas avoir à revenir dessus : mélanger dans une inbox les messages non lus, et ceux que l'on garde pour signaler une tâche à faire fonctionne très mal, car pour retrouver ce que l'on doit traiter on parcourt à chaque fois toute la liste. On relit donc les mêmes messages encore et encore, alors qu'en vidant méthodiquement sa boite, et en transférant les informations ailleurs, on a toujours un espace de travail propre.

Par exemple :

• cette newsletter annonçant une conférence dans six mois se transforme en un rappel sur mon calendrier pour que je réserve ce jour et que je m'inscrive dès que possible.
• cet appel à l'aide d'un ami a besoin d'une réponse montrant que j'ai reçu son message, mais la tâche qu'il me demande sera mieux dans ma liste de choses à faire... si j'accepte la tâche bien sûr.
• ce mail un peu long qui traine depuis trois semaines parce que je n'ai maladivement pas le temps de lire un long message doit être parcouru, afin d'en extraire les informations les plus pertinentes; généralement, on sur-estime toujours le temps que cela va nous prendre.

Le même comportement s'applique à tout : pile de papiers à traiter, fils RSS non lus depuis des semaines, vaisselle dans l'évier, pile de linge...

Le tout est de ne faire les choses qu'une seule fois.

Pour la procrastination qui prend excuse de la quantité de choses à faire pour n'en faire aucune, c'est la même chose : avancer un petit peu est meilleur que ne rien faire. Si on n'a que le temps de traiter cette facture terriblement urgente, on verra plus tard ces deux contacts commerciaux qui peuvent attendre. Si on a juste le temps de traiter 10 papiers sur une pile qui atteint le plafond, il faut se dire que c'est déjà ça de fait, et surtout ne pas attendre d'avoir le temps de tout traiter pour s'y mettre. On n'a jamais ce temps, et "plus tard" devient vite "jamais".

Si on a trop de choses à faire, il faut grignoter la montagne petit à petit.